До 10 червня 2026 року українцям потрібно подбати про оцифрування трудових книжок, адже саме цього дня завершується п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових документів до Реєстру застрахованих осіб. Електронна трудова книжка потрібна для того, щоб у майбутньому Пенсійний фонд міг швидше й точніше врахувати стаж людини під час призначення пенсії, пише MigNews. Особливо важливо це для тих, хто працював до 1 січня 2004 року, бо саме такі періоди часто підтверджуються записами у паперовій трудовій книжці.
ПФУ пояснює, що після оцифрування дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші кадрові записи зберігаються в електронному форматі. Якщо трудова книжка буде втрачена або пошкоджена, електронна копія може стати ключовим доказом трудового стажу.
Чому дедлайн 10 червня важливий
Дедлайн 10 червня 2026 року пов’язаний із Законом №1217-IX, яким в Україні запровадили електронний облік трудової діяльності. За даними ПФУ, до цієї дати дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Це не означає, що після дедлайну людина автоматично втратить стаж або право на пенсію. Однак відсутність оцифрованих даних може ускладнити перевірку періодів роботи, особливо якщо йдеться про стаж до 2004 року. NV також звертає увагу, що після завершення перехідного періоду паперова трудова книжка перестає бути основним документом для обліку, а пріоритет отримують електронні дані.
Головний ризик для працівника — не сам дедлайн, а можлива втрата або пошкодження паперової трудової книжки, якщо її дані не внесені до електронного реєстру.
Хто може подати трудову книжку на оцифрування
Оцифрувати трудову книжку може як роботодавець, так і сам працівник. Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, саме він може відсканувати документ і передати дані через вебпортал Пенсійного фонду. Якщо людина хоче зробити це самостійно, вона може увійти до особистого кабінету на порталі ПФУ та завантажити скан-копії потрібних сторінок. Також є варіант звернутися до сервісного центру Пенсійного фонду з паперовими документами, де допоможуть із поданням. Найзручніший спосіб для більшості людей — самостійне завантаження сканів через портал ПФУ, якщо є КЕП або Дія.Підпис.
Як оцифрувати трудову книжку через портал ПФУ
Перед поданням документів потрібно підготувати якісні скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки. Порожні сторінки сканувати не потрібно, але всі записи про роботу, переведення, звільнення, нагородження, заохочення та вкладиші варто відсканувати уважно. ПФУ вказує, що скан-копії мають бути кольоровими, зробленими з оригіналів документів, чіткими та повними. Файли можна зберігати у форматах JPG або PDF, а розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ. Рекомендована якість сканування — 300 dpi, щоб текст, печатки, підписи, серія та номер документа добре читалися.
Після підготовки файлів можна переходити до подання. Важливо не поспішати й перевірити, чи всі сторінки завантажені у правильному порядку. Помилки на цьому етапі можуть затримати обробку звернення. Також бажано одразу підготувати додаткові документи, якщо вони підтверджують окремі періоди стажу. Наприклад, це може бути військовий квиток, диплом про очне навчання або документи про зміну прізвища.
- Зайдіть на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
- Авторизуйтеся за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
- У меню «Комунікації з ПФУ» оберіть розділ «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть загальні дані, якщо вони не підтягнулися автоматично.
- Надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.
- Додайте скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки.
- Натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
- Перевіряйте результат опрацювання у розділі «Мої звернення».
Які документи можуть знадобитися додатково
У більшості випадків достатньо самої трудової книжки, якщо записи в ній оформлені правильно й добре читаються. Але іноді для підтвердження стажу можуть знадобитися інші документи, особливо якщо частина періодів роботи не відображена коректно. ПФУ зазначає, що крім трудової книжки можна подати скановані копії військового квитка, диплома або свідоцтва про навчання, свідоцтва про народження дитини для жінок та інші документи про стаж. Якщо людина змінювала прізвище, ім’я або по батькові, потрібно додати документи, які це підтверджують. Це може бути свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені.
| Що потрібно перевірити | Чому це важливо |
|---|---|
| ПІБ у трудовій книжці | Дані мають збігатися з паспортом та іншими документами |
| Дата народження | Помилка може ускладнити ідентифікацію особи |
| Серія та номер трудової | Ці реквізити мають бути чітко видимі на скані |
| Печатки та підписи | Вони підтверджують достовірність записів |
| Усі записи про роботу | Важливі для правильного підрахунку стажу |
| Документи про зміну прізвища | Потрібні, якщо персональні дані змінювалися |
Що буде, якщо не встигнути до 10 червня
Якщо трудову книжку не оцифрувати до 10 червня 2026 року, страховий стаж не зникне автоматично. ПФУ пояснює, що паперові документи можуть бути відскановані і пізніше, у зручний для людини час або під час звернення за призначенням пенсії. Однак проблема в тому, що без електронної копії доведеться знову підтверджувати стаж паперовими документами. Якщо трудова книжка буде втрачена, пошкоджена або недоступна через переїзд, війну чи інші обставини, підтвердження стажу може стати складнішим. Саме тому краще не відкладати подання сканів на останній момент.
Кому варто зробити це насамперед
Насамперед оцифрувати трудову книжку варто тим, хто має великий стаж до 2004 року. Також це важливо для людей передпенсійного віку, працівників, які часто змінювали місце роботи, та тих, чиї документи зберігаються у роботодавця. Окрему увагу варто звернути людям, які перебувають за кордоном, переїхали через війну або мають ризик втратити доступ до паперових документів. Після оцифрування паперова трудова книжка може бути видана працівнику під підпис, а роботодавець не зобов’язаний зберігати її надалі. Електронна трудова книжка не скасовує право людини мати паперовий документ, але робить дані про стаж значно захищенішими.
Повітряна тривога в Україні 1 червня 2026: онлайн-карта сирен у режимі реального часу.
